Jak připravit kvalitní prezentaci

Guy Kawasaki, jeden z původních marketingových specialistů firmy Apple, doporučuje při tvorbě prezentací aplikovat pravidlo 10-20-30. Nejúspěšnější prezentace mají méně než 10 snímků, trvají maximálně 20 minut a používají písmo velikosti 30. Kawasaki tvrdí, že toto pravidlo napomáhá koncentrovat prezentované informace a účinně udržovat pozornost publika.

Prezentace má být vizuální oporou řečníka. Nejde tedy o bezduché přepisování projevu do slajdů a jeho doplnění obrázky. Kvalitní prezentace vám pomůže vzbudit a udržet pozornost publika. Potřebujete do ní vložit vizuální podněty, které zaujmou a posílí váš odkaz tak, aby si jej lidé lépe zapamatovali. Máme pro vás pár užitečných tipů, jak zaujmout publikum.

V jednoduchosti je krása

Nikdo si vaši prezentaci nezapamatuje slovo od slova. Upřete proto pozornost na to nejdůležitější. Co vlastně chcete svému publiku předat? Co si mají posluchači odnést jako hlavní myšlenku vašeho projevu? Definujte to krátkým textem v odrážkách nebo obrázkem.
Omezte množství textu v prezentaci. Standardně se doporučuje na jeden zrakový vjem (1 slide v PowerPointu) maximálně 6 slov nebo 1 obrázek.

Držte se struktury

Vžijte se do svého publika, které potřebujete zorientovat ve více či méně neznámé problematice. Chaoticky podávané informace způsobí zmatek a rychlý pokles pozornosti. Vaše prezentace proto musí být výstižná, soudržná a logicky uspořádaná, přičemž všechna klíčová tvrzení by měla být podložena důkazy.

Nejlepší způsob strukturování informací je tvorba příběhu. Pokud se vám podaří poskládat poutavý příběh, který provede publikum vašimi myšlenkami přes napínavá místa až k rozuzlení, pravděpodobně si udržíte pozornost posluchačů od začátku až do konce. Lidé mají rádi příběhy, proto sledují filmy a čtou knihy.

Zaujměte vizuálními podněty

Pokud do prezentace vložíte vizuální podnět, který je zajímavý nebo vtipný, vzbudíte zvědavost publika a podpoříte zapamatování toho, co jste mu řekli. Využijete přitom vícesmyslové učení a oslovíte i část publika orientovanou více vizuálně než auditivně.

K vizuálnímu zpracování prezentace je vhodné:

• upřednostnit minimalistické pozadí,

• ujistit se, že na pozadí vyniká text,

• používat pouze kvalitní obrázky a fotografie s vysokým rozlišením,

• udržovat stejný styl a velikost písma během celé prezentace,

• nepřehánět to s přechody, efekty a animacemi.

Vizuálním podnětem však nemusí být jen obrázky a animace. Použít můžete také rekvizity, jako poutavé reklamní bannery nebo brožury, které publiku rozdistribuujete. Čím bude váš způsob více inovativní a neobvyklejší, tím více zaujmete. Zejména prezentujete-li firmu, součástí vašeho vystoupení mohou být i prezentační systémy jako foto stěny, promo stolky s potiskem či reklamní LED systémy.

Plotbase doporučení: Foto stěny jsou ideální například pro podporu značky během prezentací nebo akcí, jelikož jejich velká plocha umožňuje efektivní zobrazení firemních vizuálů či firemního loga, což pomáhá zanechat silný vizuální dojem. Potištěné promo stolky naopak mohou sloužit nejen jako podpůrný prvek pro řečníka, ale také jako komunikační nástroj, jelikož jejich povrch poskytuje prostor pro grafiku, která může vizuálně podpořit hlavní téma prezentace.

Reklamní LED systémy jsou zase moderním řešením pro dynamické prezentace, jelikož umožňují flexibilitu v zobrazení různých vizuálů, animací a videí, čímž dokáží upoutat pozornost i při formálnějších nebo technicky náročnějších prezentacích.

Tyto systémy vám umožňují být inovativní a současně vytvoří netradiční vizuální podněty, které budou působit profesionálně a atraktivně. Profesionální dojem může zásadně ovlivnit úspěch prezentace, zvláště je-li sladěn s firemní identitou.

Soustřeďte se na úvod a závěr

Klíčovými částmi prezentace jsou úvod a závěr, proto byste jim měli věnovat zvláštní pozornost. Úvod má za cíl zaujmout a vtáhnout publikum do tématu. Neztrácejte čas formalitami, jako jsou představení nebo časové uspořádání. Hned se vrhněte do tématu a udělejte to šokujícím, vtipným, inovativním a překvapujícím způsobem, který vyvolá zvědavost v publiku.

Na závěr se zaměřte na to, co chcete, aby si publikum odneslo. Zvýrazněte hlavní myšlenku, zahrajte na emoce nebo přidejte trochu humoru, a máte vyhráno. Buďte však připraveni na otázky, které mohou přijít.

Stáhněte si PDF: Jak efektivně vytvořit prezentaci?

Jak zvládat prezentování před lidmi

Nikdo se nerodí jako velký řečník s vytříbenými řečovými schopnostmi. Téměř všichni řečníci si pamatují alespoň jednu situaci, která nedopadla podle představ. Proč je prezentování před lidmi stresující? Přibližně 15 až 30 % populace má strach z jakéhokoli mluvení na veřejnosti. Stres v různé intenzitě zažívá před prezentací každý řečník včetně těch nejzkušenějších. I vaše obavy jsou tedy naprosto přirozené. Důležité je uvědomit si, odkud pramení.

K nejčastějším důvodům stresu přednášení na veřejnosti patří:

• strach z kritiky publika, ze ztrapnění,

• strach ze ztráty pozornosti publika,

• strach z nepříjemných tělesných projevů trémy (červenání, nevolnost apod.),

• strach z nezvládnutí neverbální komunikace (gestikulace a řeč těla).

Jak zvládat veřejnou komunikaci

Zázračné pilulky proti stresu z veřejného vystupování bohužel neexistují. Existují ovšem jednoduché triky a psychologické postupy, které vám pomohou lépe zvládnout stres a podpoří vaše sebevědomí.

• Nebojujte se strachem. Máte strach z vystupování před lidmi. Je to naprosto přirozené a zažívá to většina veřejně vystupujících. Nejste proto horší nebo slabší řečník. Akceptování těchto pocitů posílí vaše sebevědomí.

• Pojmenujte svůj strach. Definujte si, čeho se vlastně bojíte. Samotné uvědomění si strachu je prvním krokem ke změně. Jen pokud pojmenujete své slabší stránky, můžete na sobě začít pracovat.

• Naučte se zvládat projevy trémy. Psychická nepohoda bývá doprovázena mnoha fyziologickými projevy jako je ztížené nebo rychlé dýchání, knedlík v krku, bušení srdce, třes či červenání. Všechny lze zvládnout nácvikem vhodných technik. Zkuste například uklidňující dechová cvičení.

• Vizualizujte si úspěch. Namísto toho, abyste se dokola zabývali svými obavami, vytvořte si představu úspěchu. Jak by to vypadalo, kdyby se vám prezentace vydařila? Jak by se tvářilo publikum? Jak byste se cítili vy? Vytvoření takové vizualizace pozvedne vaše sebevědomí.

• Připravte se na 100 %. Nenechte nic náhodě. Do hloubky si nastudujte prezentovanou problematiku, připravte si kvalitní prezentaci, zapracujte na svém projevu. Po přípravě se budete cítit sebejistěji.

• Trénink dělá mistra. Nezapomínejte, že nikdo se řečníkem nenarodil a jen opakovaným veřejným vystupováním a prezentováním se můžete postupně zlepšovat. Není to snadné a možná si budete muset projít pocity nespokojenosti se sebou samým, ale s každou další prezentací to bude lepší.

Jak zvýšit pravděpodobnost úspěchu své prezentace

Na závěr přidáváme několik chytrých tipů, které zvýší pravděpodobnost, že sklidíte u publika úspěch.

• Mluvte velmi pomalu. Stres z prezentování nás nutí mluvit rychle, abychom měli vystoupení co nejdříve za sebou. Zrychlená řeč zvyšuje pravděpodobnost, že se zakoktáte a snižuje zájem publika. Snažte se proto mluvit velmi pomalu, nebojte se nechat ve svém projevu krátké okamžiky ticha.

Plotbase doporučení: Pomalou řeč si můžete nacvičit zpomaleným hlasitým čtením.

• Připravte si vtipy nebo formulky generující emoce. Jsou dva typy řečníků – vtipní a sentimentální. Přestože působí spontánně, své trefné repliky mají většinou připravené. Vyberte si, jestli budete útočit na smysl pro humor nebo na emoční stránku publika. Potom identifikujte 3 až 4 místa ve své prezentaci, kde zařadíte vtip nebo emotivně působící formulku. Snažte se přitom působit autenticky a spontánně.

• Obrázek je za tisíc slov. Neopomínejte silné vizuální podněty. Pravděpodobnost úspěchu prezentace zvyšují také vhodně zvolené obrázky či videa. Ještě lépe však uděláte, oslovíte-li publikum něčím nečekaným, například rozdáním prospektů k tématu.

• Navažte oční kontakt. Dívejte se na publikum a navazujte přiměřeně dlouhý oční kontakt s jednotlivými účastníky v místnosti. Doporučuje se 3 až 5 sekund. Pokud vám je nepříjemné dívat se jim přímo do očí, zaměřte se na nos nebo čelo.

• Pracujte na své neverbální komunikaci. Řeč těla je součástí vaší komunikace. Uvědomte si proto svou gestikulaci a pracujte na jejím rozvoji. Užitečné je osvojit si otevřený postoj bez defenzivního překřížení rukou přes střed těla a přátelská gesta rukou, zvýrazňující obsah projevu.

• Vsaďte na osobní projev. Vyberte autentické příběhy z vašeho pracovního nebo rodinného života, které souvisí s prezentovanou problematikou a povykládejte je svému publiku. Sdílení osobních zkušeností vždy zaujme.

Jak podpořit úspěšnost prezentace?

Kromě působivé prezentace a vašeho vystupování můžete prezentování podpořit různými pomůckami, které vás posunou o level výše. Zde jsou některé hlavní prvky, které mohou podpořit vaši prezentaci:

Prezentační systémy

Pozornost publika a profesionalitu můžete pozvednout roll-up bannery, které upoutají pozornost a poskytnou zásadní informace k vaší prezentaci. Jejich další benefity jsou:

• Zvýraznění důležitých informací: Prezentační systémy umožňují prezentovat důležité body neustále viditelně po celou dobu trvání prezentace. Na rozdíl od digitálních slajdů, které se mění, roll-up bannery nebo stojany s grafickým obsahem jsou na očích po celou dobu, což podporuje zapamatovatelnost a zdůrazňuje hlavní poselství.

• Snadná přenosnost: Díky své kompaktnosti a jednoduchému nastavení jsou tyto systémy ideální pro prezentace v různých prostředích. Roll-up bannery lze snadno přenášet a instalovat, což šetří čas a zároveň zaručuje profesionální vzhled kdekoliv.

• Podpora brandingu: Prezentační systémy umožňují nepřetržitou prezentaci vaší značky a firemní identity. Můžete je využít k zobrazení loga, barevných schémat nebo sloganů, čímž posilujete své postavení a zvyšujete povědomí o značce.

Prezentační stěny

Dobrou volbou jsou také prezentační stěny, které dotvářejí profesionální pozadí pro prezentaci a mohou zobrazovat velké přehledné grafiky a jiné potřebné informace. Takové profesionální nástroje pomohou podpořit vizuální identitu značky. Prezentační stěny nebo takzvané foto stěny jsou větší prezentační plochy, které vytvářejí profesionální pozadí pro přednášku nebo stánek na akci. Jsou vhodné pro větší prezentace nebo konference. Jejich další benefity jsou:

• Velký vizuální dopad: Prezentační stěny poskytují dostatečně velkou plochu, abyste mohli zobrazit své poselství na způsob billboardu. To zajišťuje, že i účastníci, kteří sedí dále od řečníka, dokáží zachytit nejdůležitější informace.

• Konzistentní vizuální zážitek: Vytváří jednotný vizuální zážitek, který se prolíná s vaší prezentací. Díky tomu zvyšujete profesionalitu celé akce, jelikož velkoplošná stěna často obsahuje logo, firemní barvy a grafiku související s tématem.

• Zvětšená vizuální plocha: Oproti menším prvkům, jako jsou roll-up bannery, poskytují prezentační stěny více místa pro zobrazení různých informací, což může být užitečné, když potřebujete zobrazit grafy, schémata nebo větší množství textu.

Letáky a brožury

Efektivní nástroj pro předání klíčových bodů a základních informací přímo do rukou posluchačů. Tištěné materiály umožňují lépe se soustředit na vaši prezentaci bez nutnosti neustálého zapisování poznámek. Dobře navržená brožura může navíc poskytnout prostor pro vlastní poznámky posluchačů, čímž se zvyšuje jejich zapojení a zapamatování si obsahu. Jejich další benefity jsou:

• Posílení informací: Letáky a brožury umožňují účastníkům vrátit se k informacím i po skončení prezentace. To je obzvláště důležité, pokud jste prezentovali komplexní témata, protože tyto materiály slouží jako návod k opětovnému prostudování důležitých bodů.

• Interaktivita a personalizace: Brožury často obsahují prostor pro psaní poznámek, což umožňuje účastníkům personalizovat si informace podle jejich vlastních potřeb. Také umožňují vašim potenciálním klientům nebo partnerům detailněji se seznámit s produkty nebo službami.

• Trvalý dojem: Na rozdíl od digitálních prezentací, které se po skončení akce vytratí, letáky a brožury zůstávají s účastníky dlouho po skončení akce. Pokud jsou atraktivně navrženy a obsahují hodnotné informace, mohou hrát klíčovou roli při udržování vašeho odkazu v mysli publika.

Jak tyto nástroje pomohou při prezentaci v PowerPointu?

• Vizuální podpora: prezentační systémy mohou zdůraznit klíčové body z vaší prezentace.

• Trvalá přítomnost informací: Zatímco se slajdy mění, bannery, letáky a brožury zůstanou na očích během celé prezentace.

• Profesionální vzhled: Kombinace dokonalé digitální prezentace a tištěných prvků vytváří komplexní a profesionální dojem.

• Interaktivita: Můžete odkazovat na fyzické materiály již během prezentace.

• Zapamatovatelnost: Tištěné prvky pomáhají publiku lépe si zapamatovat klíčové informace.

Prezentace je umění, které vyžaduje nejen dobrý obsah, ale také schopnost efektivně komunikovat. Správný prezentační systém může výrazně ovlivnit, jak jsou vaše myšlenky přijímány. Moderní interaktivní nástroje mohou posunout vaši prezentaci na vyšší úroveň.

Nezapomeňte, že kvalitní prezentace spočívá v kombinaci dobré struktury, vizuálních podnětů a především ve schopnosti nadchnout a zaujmout vaše publikum. S těmito poznatky a technikami jste připraveni vytvořit prezentaci, která nejenže informuje, ale také inspiruje. Přejeme vám mnoho úspěchů ve vašich budoucích prezentacích!